KAİZEN NEDİR? NE DEĞİLDİR?
Kaizen ‘’sürekli iyileştirme ‘’anlamı taşıyan Japonca bir sözcüktür.
Kaizen ‘’sürekli iyileştirme ‘’anlamı taşıyan Japonca bir sözcüktür. Peki Kaizenin ana fikri nedir? İnsanların bireysel ya da ekip olarak çevresinde ya da sorumlu olduğu işlerde minik iyileştirmeler yaparak uygulayabilmesidir. Büyük yatırımlar gerektirmez. Yani bir fabrikada dev yatırımlar yapıp, son teknolojik cihazlar almak kaizen değildir. Var olan sistemlerin tek başına yeterli olmadığını ve bu sistemleri desteklemek amacı ile ortaya çıkmıştır.
Kaizen denilince aklıma gelen ilk 5 kelime;
- 1. Verimlilik
- 2. Araştırma
- 3. İyileştirme
- 4. Çaba
- 5. Kalite
Peki ya sizin? İyileştirme yapabilmek için önce ters giden bir şeyleri yani problemi bulmak gerekir. Bunun içinde araştırmacı olmak, mevcut problemi çaba sarf ederek çözüp verimliliği arttırıp, kaliteyi sağlayabilmek önemlidir.
Sizce kaizen nerelerde kullanılabilir? Yazımızın başında kaizen için minik iyileştirmeler yapmaktır demiştik. Ana fikirden yola çıkarsak evde, okulda, fabrikada her yerde kaizeni uygulayabiliriz. Kaizen felsefesinde yaptığımız her işi sorgulamamız gerekir. Neden mi? Daha iyisini yapabilmek için. Kaizen az , öz ama sürekli adımlarla ilerlemeyi gerektiren bir felsefeye sahiptir. Hayatımızın her alanında görünmez kelimeler vardır. ‘’Neden, niye, her zaman, tekrar tekrar‘’ gibi. Örneğin fabrikada çalışan bir işçi makinadan farklı bir ses geldiğini duyar. Diğer işçiye söyler ‘’bu makinadan farklı bir ses geliyor, neden? ‘’ Her zaman bu sesleri çıkarıyor der diğer işçi ve geçiştirir. İşte iki görünmez kelime ile karşı karşıyayız. ‘’Neden’’ sorusunun yanıtı aslında bu ses çıkmamalı bir problem var olmalı. Ve problem araştırılarak tespit edilmeli, kaizen yapılmalı. ‘’ Her zaman ‘’ kelimesi ise bu problemin uzun süredir var olduğu ancak kaizene vakit ayrılmadığının bir kanıtıdır.
Kaizeni 3 kısımda inceleyecek olursa karşımıza;
- • Kaizen Olayının Planlanması,
- • Kaizen Olayının Uygulanması,
- • Sürdürülebilirliği ve Genişletilmesi çıkıyor.
Kaizen Olayının Planlanması ; PUKÖ yani planla – uygula - kontrol et - önlem al döngüsünün en başında görüldüğü üzere planla adımı yer alıyor ki bu adım kaizen için gerekli kaynakların tanımlanmasına, hedeflerin belirlenmesine ve tanıtımların programlandırılmasına karar veriyor. Planlama adımı uygulamaya başlamadan en az üç, dört hafta önce tasarlanmaya başlanmalıdır. Eğer güçlü bir Kaizen takımınız var ise dört haftadan kısa bir sürede planlama yapabilirsiniz demektir.
Kaizen Olayının Uygulanması sürecinde ise takım liderine önemli görevler düşmektedir. Hayatın her alanında olduğu gibi kaizende de başarılı bir uygulama için başlangıç önemlidir. Takım lideri mutlaka takıma etkisini ve gücünü sözlü olarak ifade etmelidir ki takım baştan sona liderine saygı duyabilsin.
Kaizenin bir organizasyona uygulanması istenildiğinde düzenli toplantılar yapılması gerekir. Bu toplantıların süreleri organizasyonun yapısına ve büyüklüğüne göre değişir. Bazen haftada bir gün yeterliyken bazen günlerce sürmesi gerekebilir. Kaizen olayı ile daha önce karşılaşmamış takım üyeleri eğer süreçte bir disiplinsizlik var ise Kaizen kurallarını umursamayabilirler. Ancak, genellikle daha sonra bu şartların değerinin farkına varıp, araştırmaya koyulurlar.
Kaizen uygulamasına başlanılmadan önce Takım üyelerinin kendilerine güveninin tam olduğundan emin olunmalıdır. Takım üyelerine verilen bu önem Kaizen’in temelinde lider tabanlı bir değişimden ziyade ekip ruhuyla seçilen sürecin değişimini gerçekleştirmektir.
Kaizeni nasıl uygulayabilirim diyorsanız bazı ip uçları verebilirim. Örneğin sevmediğiniz ancak faydalı olabileceğini düşündüğünüz şeyleri sevmek ile başlayabilirsiniz. Planlı uygulamalar yapmıyorsanız bundan sonra hayatınızın her alanında yapacağınız planlarla zamanı daha etkin kullanabilirsiniz.
Tabi tüm bunları yapabilmek için Kaizenin matematiğini de çözmek önemli. Kaizen takımının ana hedefi sadece israfın elenmesi değil, israfın kök sebebinin ortadan kaldırılmasıdır. Analiz ve tanımlama adımlarında yapılacak herhangi bir eksiklik durumu eskisinden daha kötüye götürebilir, bu yüzden dikkatli olunmalıdır. Burada öncelikle yapılacak olan takımın daha kolay biçimde fikir alışverişine imkan vermek ve önerilen fikirleri etkili bir biçimde uygulayabilmek için kaizen iyileştirme sürecine dahil olan herkesi önerilerin kolay uygulanabilirliğine ikna etmek gerekir. Bu adımda problemi tanımlamak, beyin fırtınası ile fikirler üretmek ve değerlendirmek, öncelikli olanları belirlemek.
Üretilen fikirleri değerlendirme aşaması en kritik ve önemli aşamadır aslında. Sadece bu adımda belirlenecek fikirler uygulamada rol oynamalıdır. Fikirlerin hangi değerler baz alınarak değerlendirileceği önemlidir. Bu konuda takımınızın işini kolaylaştırabilecek birkaç önerim olacak sizlere. Birden fazla tekrarlanan fikirleri eleyebilir, benzer paylar içeren önerileri ortak paydada birleştirebilir, kanunlara, güvenliğe, ahlaki kurallara ve en önemlisi firma politikasına uymayacak önerileri eleyebilirsiniz.
O halde bir Japon yönetim anlayışı olan Kaizen’i tek bir kuralla özetlersek ‘’standartları korumak ve iyileştirmek’’ diyebilir, hayatın her alanında kaizen felsefesini yaygınlaştırıp uygulayabileceğimiz yarınlar dilerim.
